Válságkezelés esetében első a biztonság

A koronavírus-válság alapjaiban alakítja át a hétköznapjainkat. Különösen igaz ez a március 27-én kihirdetett kijárási korlátozás bejelentése óta. Vállalkozókra és cégvezetőkre kettős terhet ró a helyzet: egyrészt magánszemélyként és családjukon keresztül személyesen veszélyezteti őket a vírus, ugyanakkor felelnek saját munkavállalóikért és a vállalatért magáért. Fontos tehát a válságkezelés.

Korábbi cikkünkben bemutattuk, mit tehet egy vállalkozás pénzügyi területen ilyen helyzetben. A lehetőségek tárháza viszont ennél szélesebb: érdemes átgondolni és átalakítani a szervezet napi működését, hogy vírusállóan működjön szervezetünk.

Védjük az embereket

A kéthetes kijárási korlátozás alapjaiban befolyásolja a működést, viszont ezen túl is a vállalkozók és vállalatvezetők különösen felelősségteljes helyzetbe kerültek: döntéseik közvetlen kihatással vannak nem csak a saját dolgozóik, de adott esetben vásárlóik és üzleti partnereik egészségére is.

Az emberi egészség és az élet védelme húsbavágó kérdéseket vet föl a szervezetet működésével kapcsolatban: egyáltalán lehetséges a további működés, vagy a korlátozások és a járvány lehetetlenné teszi ezt? Hogyha továbbra is lehetséges a működés, szükséges-e, hogy minden munkavállaló továbbra is a megszokott körülmények között végezze a munkáját? Több vállalkozás már most váltott ügyeletet, vagy távmunkát alkalmaz. Engedik-e a vállalat folyamatai, hogy a munkavállalók legalább egy része távolról dolgozzon?

Hogyha elengedhetetlen a helyben történő munka, milyen óvintézkedéseket lehet tenni a dolgozók és vásárlók védelmében? Egyes bevásárlóközpontok például plexiüvegekkel védik az eladókat, míg a vásárlókat a padlóra ragasztott jelekkel figyelmeztetik, hogy ne torlódjanak fel, így csökkentve a fertőzés terjedését.

Eszközök és lehetőségek távmunka esetére

Sok cég munkavállalói rugalmasabban tudnak dolgozni, így lehetséges, hogy az emberek közötti találkozások, és talán a közös térben való munkavégzés is lecsökkenjen. Szerencsére rengeteg technológiai megoldás áll rendelkezésre, hogy ezeket – amennyire lehet – helyettesítsék a vállalkozások.

A személyes találkozások helyét ideiglenesen át tudja venni a telefonálás, vagy jobb esetben a videokonferenciás megoldások használata, mint amilyen a Zoom vagy a Google Hangouts Meet (mindkettő ingyenes verzióban elérhető). Akár az ügyfél-találkozók, akár a csapat-megbeszélések tehát helyettesíthetőek ezekkel az eszközökkel.

A távmunka ezzel együtt erősebb szervezettséget is kíván. Ha a hagyományos módszerek akadoznak, érdemes bevezetni új, online projekt-menedzsment eszközöket, mint a Trello, Clockify vagy a Toggle. Ezen felül közös munkához több felhő-alapú szolgáltatás áll rendelkezésre, mint a Google Drive, a Microsoft OneDrive és a Dropbox – természetesen ehhez fontos az is, hogy a vállalkozás felmérje ezeknek az eszközöknek az információbiztonsági kockázatát.

Ne tetézzük a bizonytalanságot hallgatással

Válsághelyzetben felértékelődik a kommunikáció, mind a cég üzletfelei, mind saját munkavállalói felé. Sokan aggódunk szeretteinkért, ilyenkor a munkával kapcsolatos bizonytalanságok még több zavart szülhetnek. Cégtulajdonosként és cégvezetőként a legtöbb amit tehetünk, hogy gyorsan, őszintén és lehetőség szerint megnyugtatóan kommunikálunk munkavállalóinkkal. A helyzet folyamatosan változik, így akár rendszeres kérdezz-felelek alkalmak, akár egyirányú kommunikáció segíthet megnyugtatni a kedélyeket.

Ahogy előző cikkünkben jeleztük, ugyanilyen fontos, hogy üzleti partnereink tudják, mire számíthatnak – és hogy a vállalkozó is értse, mivel számoljon üzletfelei részéről. A bizalom megcsappant, a gazdasági szereplők várakozásai amióta létezik ilyen jellegű felmérés, még soha nem voltak ilyen borúlátóak. Ha változtatni nem is lehet ezen a környezeten, a tájékoztatás segít abban, hogy partnereink fel tudjanak készülni az esetlegesen alacsonyabb megrendelésekre vagy hosszabb várakozási időkre.

Válságstáb és információszerzés

Semmilyen szél nem kedvez annak a hajósnak, aki nem tudja, melyik kikötőbe tart. Mi következik ebből? Irányt kell szabni a vállalatnak, és folyamatosan figyelni, hogyan változik a szél, s aszerint állítani a kormánylapáton és vitorlákon. Sok gazdasági és kormányzati szereplő látja úgy, hogy még csak a válság elejét tapossuk és kérdéses, hogy milyen lesz a világ a következő pár hónapban. A jó válság-terv elkészítéséhez és a megfelelő válságkezelés lépéseihez pedig a friss információ elengedhetetlen.

Jelen helyzetben a következő szempontokat és témákat javasolja válságintézkedések és információszerzés terén a McKinsey tanácsadócég:

• Munkaerővédelem: új munkafeltételek és gyakorlatok (pl. új higiéniai sztenderdek) kialakítása; rendszeres kommunikáció a munkavállalókkal és szükség esetén egészségügyi szervekkel; távmunka és váltott munka bevezetése.
• Szállítók és logisztika stabilizációja: kapcsolatfelvétel a szállítókkal; raktározás, készlet-menedzsment és logisztika felülvizsgálata; vásárlói előrejelzések készítése.
• Ügyfél-kapcsolatok: ügyfélvédelmi (higiéniai) intézkedések bevezetése; kommunikáció az ügyfelekkel.
• Pénzügyi szcenárió-elemzések készítése: Erről korábbi cikkünkben írtunk részletesebben.
• Válságstáb működtetése: információszerzés szállító-vevő oldalról, kormányzati intézkedések és hírek figyelése.

Kapacitás szabadul fel? Ki kell használni!

Ha a korlátozások azzal járnak, hogy lehetetlenné válik a szokásos ügymenet bármilyen szintű folytatása, előre kell menekülni. A fent már említett válságkezelés praktikák és lehetőségek mellett, mint amilyen távmunkára való átállás és az ehhez szükséges feltételek (laptopok vásárlása, stb.) további fejlesztésekre is lehetőséget ad a válság. Ezekre példa kiskereskedelemben az érintésmentes fizetés hangsúlyosabb használata, az online értékesítés fokozottabb alkalmazása, vagy akár az ügyfelek és vásárlók online ügyintézésének bevezetése. Ugyanilyen tanulsága lehet a járvány-üzemmódnak, hogy mik azok az üzleti folyamatok, amik eddig túlságosan pazarlóak voltak és valójában kevesebb erőforrással is működtethetőek.

Összefoglalva…

Összefoglalva, a járvány okozta zavar és kijárási korlátozás hirtelen jöttek és mindenki életében nagy változást okoztak. Vállalkozók és cégvezetők számára nem egyszerű a felállás, de több dolgot is tehetnek a válságkezelés érdekében, hogy úrrá legyenek a helyzeten, sőt, akár előnyükre fordítsák azt:

• Meg kell védeni az embereket, munkavállalókat és vevőket egyaránt.
• Át kell gondolni és adott esetben újra kell szervezni a folyamatokat, a cég működni tudjon az új helyzetben, például több távmunkát alkalmazva.
• Kommunikálni kell a dolgozókkal és ügyfelekkel.
• Informálódni kell a legújabb változásokról.
• Ha pedig szabad kapacitás mutatkozik a szervezetben, ki kell használni fejlesztésre.